ساختار سازمانی؛ 5 نکته مهم

مترجم: سام دوانی پور

ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی به روابط بین اجزای یک کل سازمان یافته اشاره دارد؛ بنابراین، مفهوم ساختار را می توان برای همه چیز استفاده کرد. به عنوان مثال، ساختمان ساختاری است از رابطه بین پی، اسکلت، سقف و دیوار. بدن انسان ساختاری است متشکل از روابط بین استخوان ها، اندام ها، خون و بافت ها.

ساختار سازمانی چارچوب روابط شغلی، سیستم ها، فرآیند عملیاتی، تلاش افراد و گروه ها برای دستیابی به اهداف است. درواقع، ساختار سازمانی مجموعه ای از روش هاست که وظیفه را به وظایف تعیین شده تقسیم می کند و آنها را هماهنگ می کند

ساختار سازمانی روشی است که به وسیله آن فعالیت های سازمانی تقسیم، سازماندهی و هماهنگ می شوند. سازمانها ساختارهایی را برای هماهنگ کردن فعالیت های عوامل کار و کنترل اقدامات اعضا ایجاد می کنند (رضاییان، 1385).

2. تعریف ساختار سازمان

مینترزبرگ (1972):  ساختار سازمانی چارچوب روابط شغلی، سیستم ها، فرآیند عملیاتی، تلاش افراد و گروه ها برای دستیابی به اهداف است. درواقع،  ساختار سازمانی مجموعه ای از روش هاست که وظیفه را به وظایف تعیین شده تقسیم می کند و آنها را هماهنگ می کند.

هولد و آنتونی (1991): ساختار یک مکانیسم هماهنگی نیست و بر تمامی فرآیندهای سازمانی تأثیر می گذارد. ساختار سازمانی به مدل های روابط درونی سازمان، قدرت و روابط و گزارش دهی، کانال های ارتباطی ارتباطی، مسئولیت و تفویض تصمیم گیری اشاره دارد.

  آرنولد و فلدمن (1986): کمک به جریان اطلاعات یکی از امکاناتی است که ساختار برای سازمان فراهم می کند (منوریان، عسگری و آشنا، 1387). ساختار سازمانی باید تصمیم گیری، واکنش مناسب به محیط و حل تعارض بین واحدها را تسهیل کند.  ارتباط بین اصول اصلی سازمان و هماهنگی بین فعالیت های آن با روابط داخلی سازمانی در زمینه گزارش دهی و گزارش گیری از وظایف ساختار سازمانی است.

2.1. مفهوم سازی ساختار سازمانی

مفهوم سازی ساختار سازمانی تجلی تفکر سیستماتیک است. سازمان از مؤلفه ها، روابط بین عناصر و ساختار روابط به عنوان یک کلیت تشکیل دهنده یک واحد تشکیل شده است. ساختار ترکیب بالایی از روابط بین عناصر سازمانی است که فلسفه وجودی فعالیت سازمانی را تشکیل می دهد. نگرش سیستماتیک سازمان به ساختار نشان می دهد که ساختار از یک طرف از مؤلفه های سخت و در طرف دیگر از مؤلفه های نرم تشکیل شده است.

در انتهای بُعد سخت، مؤلفه های ملموس به عنوان گروه ها و واحدهای سازمانی سلسله مراتبی وجود دارد. روابط بین این واحدها و گروه ها عنصر نرمی را در ساختار سازمانی نشان می دهد.  در انتهای بُعد پیوستار نرم، قضاوت افراد سازمان نسبت به ساختار قابل مشاهده است.

در بررسی ادبیات، روابط ساختاری را از جوانب مختلف مورد بررسی قرار گرففته اند. مطالعه شین در باب شناسایی سه بُعد به شرح زیر است: سلسله مراتبی، وظیفه ای و همه پذیری، یک مطالعه منحصر به فرد است. سه بعد مطالعه وی به شرح زیر است:

• بُعد سلسله مراتبی: رتبه های نسبی واحدهای سازمانی را با روش مشابه نمودار سازمانی نشان می دهد.
• بُعد کارکردی: کارهای مختلف انجام شده در سازمان را نشان می دهد.
• بُعد شمول/همه پذیری: فاصله نزدیک یا دور هر فرد در سازمان تا هسته مرکزی سازمان.

ترکیب مناسب ابعاد ذکر شده ساختار رسمی را که در چارت سازمانی متجلی است نشان می دهد.   واقعیت این است که اشکال سازمانی زیادی وجود دارد و نمی توان آنها را به راحتی با نمودار سازمانی توضیح داد.

3. ابعاد ساختارهای سازمانی

ساختار سازمانی در نمودار سازمانی متجلی می شود. در برنامه ریزی ساختار سازمانی سه اصل وجود دارد:

1. ساختار سازمانی تعیین کننده روابط رسمی و گزارشگری در سازمان است و تعداد سطوح در سلسله مراتب را نشان می دهد و محدوده کنترل مدیران را مشخص می کند.
2. ساختار سازمانی موقعیت افراد را به عنوان کار گروهی در یک واحد مشخص کرده و واحدها را در کل سازمان تقسیم می کند.
3. ساختار سازمانی شامل طراحی سیستم هایی است که به وسیله آن تمامی واحدها هماهنگ شده و ارتباط موثر در سازمان تضمین می شود.

ساختار سازمانی می تواند متاثر از اهداف، استراتژی، محیط، فناوری، اندازه سازمان باشد. این متغیرها کلیدی و مبتنی بر محتوا هستند و کل سازمان و موقعیت آن را بین سازمان و محیط نشان می دهند. متغیرهای محتوا می توانند مهم باشند زیرا سازمان و محیطی را که متغیرهای ساختاری در آن وجود دارد نشان می دهند.

متغیرهای ساختاری ویژگی های درونی یک سازمان را نشان می دهند و مبنایی را ارائه می دهند که با آن می توان سازمان ها را اندازه گیری کرد و ویژگی های ساختاری آنها را با یکدیگر مقایسه کرد. درواقع، متغیرهای محتوا بر متغیرهای ساختاری تأثیر می گذارند. پیچیدگی، رسمیت و تمرکز نمونه های مهمی از متغیرهای محتوا هستند. متغیرهای محتوا بر متغیرهای ساختاری تأثیر می گذارند و با ترکیب آنها انواع مختلفی از طراحان سازه ایجاد می شود (رابین، ترجمه پارسیان و عربی، 1392).

4. انواع ساختارهای سازمانی

نظریه پردازان سازمان عمدتاً دو نوع ساختار را در نظر می گیرند: ساختارهای فیزیکی و اجتماعی. ساختار کالبدی به روابط بین عناصر فیزیکی سازمان ها به عنوان ساختمان ها و مکان های جغرافیایی که کار در آن انجام می شود (کسب و کار) اطلاق می شود. در نظریه سازمان، ساختار اجتماعی به روابط بین عناصر اجتماعی به عنوان افراد، موقعیت ها و واحدهای سازمانی (مانند بخش ها و بخش ها) اشاره دارد.

4.1. انواع مختلف ساختارهای اجتماعی

ساختار ساده: مجموعه ای از روابط انعطاف پذیر است و به دلیل جداسازی محدود، پیچیدگی اندکی دارد. اعضای چنین سازمانی می توانند نمودار سازمانی را با تمرکز بر رهبران طراحی کنند و نیازی به تشریفات نیست. رسیدگی به وظایف یا دستور مدیریت با توافق دوجانبه و هماهنگی و نظارت مستقیم و غیر رسمی صورت می گیرد.

ساختار وظیفه ای: سازمان با پیچیدگی افزایش یافته بر اساس ساختار ساده مدیریت می شود. به طور معمول، ساختار وظیفه ای به عنوان ابزاری برای برآوردن نیازهای فزاینده جداسازی استفاده می شود. به این ساختار، وظیفه ای می گویند زیرا در این ساختار فعالیت ها بر اساس شباهت منطقی توابع کار طبقه بندی می شوند؛ یعنی عملکرد و کارکردها بر اساس وظایف وابسته و اهداف مشترک ایجاد می شوند. در ساختار وظیفه ای، کار مجدد فعالیت ها محدود است و این ساختار کارآمد است. هدف این طرح صرفه جویی حداکثری در مقیاس تخصصی است.

ساختار چندبخشی: در مسیر توسعه سازمانی، در صورت توسعه ساختار وظیفه ای ، به عنوان ابزاری برای کاهش مسئولیت تصمیم گیری توسط مدیران ارشد، به ساختار چند بخشی تبدیل می شود.  یک ساختار چندبخشی مجموعه ای از ساختارهای وظیفه ای  مجزا است که مرکز مرکزی را گزارش می کند. هر ساختار وظیفه ای  مسئول مدیریت عملیات روزانه است. ستاد مرکزی مسئولیت نظارت و مدیریت ارتباط سازمان با محیط و استراتژی را بر عهده دارد.

ساختار ماتریسی: این ساختار با هدف ایجاد نوعی ساختار متشکل از ساختارهای وظیفه ای  و چندبخشی ایجاد می شود. هدف ساختار ماتریسی ترکیب کارایی ساختار وظیفه ای  با انعطاف پذیری و حساسیت ساختار چندبخشی نه تنها بر اساس منطق محصول، مشتری یا منطقه جغرافیایی، بلکه بر اساس منطق وظیفه ای  در ساختار چندبخشی است. در سازمان ماتریسی، کارکنان متخصص وظیفه ای  در یک یا چند تیم پروژه کار می کنند. این واگذاری فعالیت ها به کارکنان از طریق مذاکره بین مدیران اجرایی و پروژه و گاهی با حضور افراد تیم یا اعضای بالقوه انجام می شود.

ساختار هیبریدی (ترکیبی): در ساختار ترکیبی یا هیبریدی، یک قسمت به نوع سازه و قسمتی دیگر به نوع دیگری از سازه اختصاص دارد. دلیل شکل‌گیری سازه‌های هیبریدی، ترکیب مزیت‌های دو سازه توسط طراحان یا تغییر سازمان است. در ساختار هیبریدی، با حرکت از یک بخش ساختار به ساختار دیگر، اساس روابط تغییر می کند و اشکال ترکیبی می تواند نامشخص باشد. از سوی دیگر، ساختار ترکیبی سازمانی را قادر می سازد که در آن از بهترین و انعطاف پذیرترین ساختار استفاده شود.

ساختار شبکه ای: شبکه ها زمانی شکل می گیرند که سازمان ها با تغییرات سریع تکنولوژی، چرخه عمر کوتاه محصول و بازارهای پراکنده و تخصصی مواجه شوند. در یک شبکه، دارایی های مورد نیاز بین برخی از شرکای شبکه توزیع می شود، زیرا هیچ سازمان واحدی در یک شبکه برای تولید محصولات یا خدمات وجود ندارد و شبکه تولید کننده یا تامین کننده است. در یک ساختار شبکه، شرکا از طریق روابط تامین کننده مشتری با یکدیگر ارتباط دارند و نوعی سیستم بازار آزاد ایجاد می شود. به این معنی که کالاها بین شرکای شبکه مورد معامله قرار می گیرند، همانطور که در بازار آزاد معامله می شود.

ساختار بوروکراسی: به طور کلی، تعیین معیار، شکل گیری، یکسان سازی روش های کاری به نام استانداردسازی، مفهوم کلیدی یا پایه بوروکراسی ماشینی است. چنانچه به بانک ها، فروشگاه های زنجیره ای، ادارات مالیاتی، ادارات بهداشت و آتش نشانی مراجعه می کنید، این موسسات و دفاتر برای هماهنگی و نظارت خوب بر استانداردسازی روش ها و روش های کاری تکیه دارند. ویژگی های بوروکراسی ماشینی عبارتند از:

• حجم بالای کارهای اجرایی یکنواخت و مستمر
• برخورد با مقررات منظم و رسمی
• وجود واحدهای مجزا با وظایف طبقه بندی شده مشخص
• تمرکز قدرت و تصمیم گیری از طریق سلسله مراتب فرماندهی.
• داشتن ساختار اداری کامل با تعیین مرز بین فعالیت های کارکنان.

برگرفته شده از صفحه ترجمه تخصصی سام دوانی پور.